Terminmanagement-Software der Stadt Essen

Die Stadt Essen hat das Projekt zur Einführung einer neuen Termin-Managementsoftware am 1. August 2023 gestartet. Zunächst wurde die neue Lösung in den Fachbereichen mit viel Publikumsverkehr eingeführt: beim Amt für Soziales und Wohnen, beim JobCenter Essen, bei den Bürgerämtern sowie der Fahrerlaubnis- und Zulassungsstelle sowie beim Fachbereich Zentrale Ausländerbehörde, Staatsangehörigkeits- und Ausländerangelegenheiten. Perspektivisch soll sie flächendeckend zum Einsatz kommen und so die bislang unterschiedliche und mitunter auch analoge Terminvergabe auf eine einheitliche digitale Form umstellen.

Das neue Termin-Managementsystem ist Teil der Anfang 2023 veröffentlichten Digitalstrategie der Stadt Essen und ein zentrales Projekt, um die Essener Verwaltungsservices sowohl für die Bürger*innen als auch für die Mitarbeitenden nutzungsfreundlicher und digitaler zu gestalten.

Für die Termine mit dem neuen System gilt in der Regel folgender Ablauf: Nach der Terminbuchung online wird eine E-Mail mit der Terminbestätigung übermittelt. Darin werden neben den Grunddaten (Datum, Uhrzeit, Anliegen, Person) auch auf die zum Termin mitzubringenden Unterlagen hingewiesen. Weiterhin ist in der E-Mail erklärt, wie beim Termin der Check-In durchgeführt werden kann – das ist sehr wichtig, denn erst nach dem Check-In wird eine Wartenummer erstellt.

Der Check-In kann am einfachsten direkt per Smartphone mit Klick auf den entsprechenden Link in der Terminbestätigung erfolgen. Die Bürger*innen erhalten ihre Wartenummer dann direkt auf das Handy. Darüber hinaus bestehen die Möglichkeiten, den mit der E-Mail gesendeten QR-Code an den neuen Service-Terminals vor Ort einzuscannen oder per Angabe seines Geburtsdatums am Service-Terminal einzuchecken. In beiden Fällen druckt dann das Service-Terminal die Wartenummer aus. Mit dieser Check-in Funktion werden nur die Personen aufgerufen, die bereits vor Ort sind, was einen zeitnahen Service entsprechend der Bearbeitungslage gewährleisten soll.

Das neue Terminmanagement-System ermöglicht es den Essener*innen nicht nur, Termine online zu buchen, sondern reduziert auch die Anzahl nicht wahrgenommener oder nicht abgesagter Termine durch die innovative "Check-In"-Funktion. Diese Funktion stellt sicher, dass nur diejenigen Personen aufgerufen werden, die tatsächlich vor Ort sind.

Alle Terminbuchungsangebote der Stadt sind unter www.essen.de/meintermin sowie im Serviceportal zu finden.