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Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ist für uns ein wichtiges Anliegen. Alle personenbezogenen Daten, die wir von Ihnen bei der Nutzung der Angebote aus dem Stadtportal erfahren, werden wir nur zu dem angegebenen Zweck im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen erheben, verarbeiten und nutzen.
Zur Datenschutzerklärung im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSVGO)

Die Texte in Leichter Sprache entstehen in Zusammenarbeit mit dem Franz-Sales-Haus in Essen.

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Unsere Einstellungen in "Matomo" entsprechen den Empfehlungen des Unabhängigen Landeszentrums für Datenschutz (ULD).

Sollten Sie Fragen zum Datenschutz haben, so wenden Sie sich bitte per E-Mail an das Büro der Datenschutzbeauftragten (datenschutz@essen.de).

Die Stadt Essen bietet mit der Virtuellen Poststelle (VPS) die Möglichkeit zur rechtsverbindlichen elektronischen Kommunikation mit der Stadtverwaltung. Für Verwaltungsverfahren richtet sich die elektronische Kommunikation nach § 3a des Verwaltungsverfahrensgesetzes NW (VwVfG NW). Danach ist die Übermittlung elektronischer Dokumente zulässig, soweit der Empfänger hierfür einen Zugang eröffnet. Gemäß § 126a Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) gilt entsprechendes im Privatrecht.

Die Stadt Essen eröffnet diesen Zugang nach Maßgabe der im Folgenden aufgeführten Rahmen­be­din­gun­gen, die ausschließlich für die Kommunikation mit der Stadtverwaltung gelten. Über die VPS können keine Vorgänge für städtische Gesellschaften (z.B. Stadtwerke, Entsorgungsbetriebe Essen, Reinigungsgesellschaft Essen, Essener Marketing Gesellschaft) oder andere Behörden (z.B. Finanzamt, Ministerien) abgewickelt werden.

2.1 Formfreie Vorgänge

Für Vorgänge oder Anfragen, die keiner eigenhändigen Unterschrift bedürfen, ist keine digitale Signatur nötig. Sie können weiterhin per E-Mail an alle auf www.essen.de oder städtischen Briefköpfen genannten E-Mail-Adressen gesandt werden. Die Nutzung der Online-Formulare ist ebenso möglich.

2.2 Formgebundene Vorgänge

Für Vorgänge, die eine eigenhändige Unterschrift voraussetzen bzw für Vorgänge, die Rechtsfristen in Gang setzen, müssen die Mitteilungen und Anlagendokumente mit einer qualifizierten elektronischen Signatur gemäß Artikel 3 Nr. 12 eIDAS-Verordnung versehen sein. Vorgänge dieser Art können an die Virtuelle Poststelle (VPS) der Stadtverwaltung rechtsverbindlich und sicher auf elektronischem Weg (ausschließlich) an die Adresse poststelle@essen.de gesandt werden.

Alternativ besteht die Möglichkeiten zur elektronischen Kommunikation über De-Mail gemäß § 3a VwVfG NW. Um hier ein Schriftformerfordernis zu erfüllen, muss die De-Mail absenderbestätigt versandt werden. Die zentrale De-Mail-Adresse der Stadt Essen lautet poststelle@essen.de-mail.de. Bei Rückfragen wenden Sie sich bitte an die Poststelle.

Das beBPo-Postfach der Stadt Essen wurde am 16. Dezember 2021 freigeschaltet.

Das beBPo beruht auf der Infrastruktur des Elektronischen Gerichts- und Verwaltungspostfachs (EGVP), die sich für den elektronischen Rechtsverkehr bewährt hat.

Das beBPo bietet eine einfache und sichere elektronische Kommunikation mit der Justiz sowie Rechtsanwälten, Notaren und anderen Behörden. Es ermöglicht die Übertragung großer Datenmengen und hat Quittungsmechanismen und Prüfprotokolle bereits integriert. Eine separate elektronische Signatur ist nicht erforderlich, da beBPo eine offizielle Legitimierung erfordert, in deren Rahmen sich die Behörde authentifizieren und legitimieren muss (Vertrauenswürdiger Herkunftsnachweis).

Insgesamt wurden für die Stadt Essen zehn beBPos eingerichtet, wobei neun davon einzelnen Fachbereichen zugeordnet sind. Die Korrespondenz mit den übrigen Dienststellen erfolgt in den meisten Fällen über das allgemeine beBPo "Stadt Essen" (Hauptpostfach), welches von der Zentralen Poststelle der Stadtverwaltung Essen verwaltet wird.

Die Postfachadressen finden Zugangsberechtigte im entsprechenden Adressverzeichnis unter den folgenden Namen:

Hauptpostfach:

1. Stadt Essen

Unterpostfächer:

2. Stadt Essen - Finanzbuchhaltung und Stadtsteueramt

3. Stadt Essen - Rechtsamt

4. Stadt Essen - Ordnungsamt

5. Stadt Essen - Ausländerbehörden

6. Stadt Essen - Amt für Soziales und Wohnen

7. Stadt Essen - Jugendamt

8. Stadt Essen - JobCenter Essen

9. Schulamt für die Stadt Essen

10. Gutachterausschuss für Grundstückswerte in der Stadt Essen

Eine Kommunikation zwischen dem besonderen elektronischen Behördenpostfach und regulären E-Mail-Adressen sowie De-Mail-Adressen ist nicht möglich.

Da nicht alle Datei-Formate bei der Stadtverwaltung bearbeitet werden können, ist die Datenübermittlung auf folgende Formate beschränkt:

• Adobe Acrobat (PDF) Dateien

Grafikformate:

• JPEG File Interchange Format. (.jpeg, .jpg)
• Portable Network Graphic (.png)

Damit Sie Ihre Daten verschlüsselt übersenden können, benötigen Sie auf Ihrem Rechner ein Zertifikat zur Verschlüsselung Ihrer E-Mail-Kommunikation.

Eine Übersicht der Zertifizierungsanbieter finden Sie auf der Seite der Bundesnetzagentur

Zur Verschlüsselung einer Nachricht an die Stadt Essen benötigen Sie weiterhin ein "Gegenstück" zu Ihrem Schlüssel, den "öffentlichen Schlüssel" der Stadt Essen, den Sie sich hier herunterladen können.

Folgendes Dateiformat wird zur Verfügung gestellt:

Öffentlicher Schlüssel (.cer) der Stadt Essen (cer, 1 kB)

Ihr öffentlicher Schlüssel wird automatisch an die Stadt Essen übergeben, wenn Sie Ihre Daten an das Postfach poststelle@essen.de absenden.

Mit der Übersendung Ihrer verschlüsselten Daten an das Postfach poststelle@essen.de eröffnen Sie einen elektronischen Zugang für die rechtsverbindliche Kommunikation der Stadt Essen mit Ihnen.
Diese Zugangseröffnung können Sie jederzeit formlos gegenüber der Stadt Essen widerrufen.

Weitere Informationen zur elektronischen Signatur finden Sie auf der Seite des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik.

Fragen an die Stadt Essen zur Verschlüsselung oder elektronischen Signatur richten Sie bitte an:

Digitale Verwaltung
Peter Adelskamp, Chief Digital Officer (CDO)
Telefon: 0201/ 88-88109
E-Mail: digital@essen.de