Als erster Fachbereich der Stadtverwaltung Essen geht das Amt für Zentralen Service mit seinen digitalen Personal- und Kindergeldakten produktiv. Es handelt sich um das Pilotprojekt zur Einführung des Zentralen Dokumenten-Management-Systems (DMS) d.velop documents bei der Stadt Essen.
Die Personalaktenlösung wurde unter der Projektleitung der Digitalisierungsstrategie der Stadt Essen in Zusammenarbeit mit dem Amt für Zentralen Service, dem Essener Systemhaus (ESH) und der Firma d.velop public sector GmbH entwickelt. Trotz coronabedingter Einschränkungen und technischer Herausforderungen während der gesamten Projektphase konnte mit Hilfe von digitalen Werkzeugen und Onlinekonferenzen das Projekt fortgeführt und nun erfolgreich abgeschlossen werden.
Mit der Software d.velop documents hat das Projektteam nicht nur eine digitale Personalaktenstruktur mit Anbindung an die vorhandene SAP-Schnittstelle, sondern darüber hinaus auch Posteingangsprozesse und fachbereichsübergreifende Berechtigungsstrukturen realisiert. Dies ermöglicht dem Fachbereich einen medienbruchfreien Weg vom Posteingang bis hin zur Bearbeitung der Personal- und Kindergeldakten.
Im gleichen Zug hat die zentrale Scanstelle bei der Stadt Essen erfolgreich ihre Arbeit aufgenommen und digitalisiert die komplette Papierpost direkt in das DMS. Bereits am ersten Tag im Echtbetrieb hat das Amt für Zentralen Service knapp 200 Dokumente mit über 300 Seiten gescannt, über 200 Dokumente in über 30 Personalakten abgelegt und mehr als zehn Workflows abgeschlossen. Die Einbindung der zirka 14.000 Bestandspersonalakten folgt in Kürze. Durch die erfolgreiche Einführung in diesem Pilotbereich sind hiermit die Weichen für das digitale Arbeiten im neu geplanten BürgerRatHaus gestellt.
Erfahrungswerte für die Digitalisierung der Stadtverwaltung
Die während der gesamten Projektphase und im Rahmen des Produktivstartes gemachten Erfahrungen können für die zukünftige, flächendeckende Einführung des DMS in der Stadtverwaltung Essen genutzt werden. Diese umfassen nicht nur technische, rechtliche oder strukturelle Aspekte, sondern auch den Changemanagement-Prozess im Rahmen der weiteren Digitalisierung der Stadtverwaltung.
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