Dem Rat der Stadt Essen wurde heute (26.10.) ein Handlungskonzept für die Kommunale Ausländerbehörde und das Welcome- und ServiceCenter Essen (WSC) vorgelegt. Der Auftrag dazu erfolgte am 30. März 2022, Ziel war es, Maßnahmen für eine nachhaltige Verbesserung der Dienstleistungsqualität zu Gunsten der betroffenen Menschen und der Arbeitsbedingungen der dort tätigen Mitarbeitenden zu entwickeln. Das nun vorgelegte Handlungskonzept formuliert zunächst zehn Ziele und 29 Maßnahmen, um die Situation nachhaltig für alle Beteiligten zu optimieren und zukunftssicher auszurichten.
Ziele und Maßnahmen
Die definierten Ziele des Handlungskonzeptes lassen sich den Bereichen "Serviceorientierung" und "Mitarbeitendenorientierung" zuordnen. Einerseits sollen beispielsweise die digitalen Angebote erhöht und die Terminvorlaufzeit reduziert werden. Auch die räumliche Situation sowie die Erreichbarkeit sollen verbessert werden. Andererseits soll unter anderem mehr Personal gewonnen und die Mitarbeitendenbindung erhöht werden. Alle Maßnahmen des Handlungskonzept sind mindestens einem der zehn Ziele zugeordnet. Einige der erarbeiteten Maßnahmen zahlen auf mehrere Ziele ein und beeinflussen sich gegenseitig positiv.
Bei der Erhöhung des digitalen Angebots ist unter anderem der Einsatz von Self-Service-Terminals und das Einrichten von Online-Terminen erarbeitet worden. Der Einsatz von Self-Service-Terminals soll die Arbeitsprozesse effektiver gestalten, indem die Wartenden selbst biometrische Fotos und Fingerabdrücke hochladen, die dann ihrer elektronischen Akte zugeordnet werden können. Entsprechende Haushaltsmittel für die Anschaffung wurden bereits berücksichtigt, es sind noch die technischen Voraussetzungen zu prüfen.
Beim Einrichten von Online-Terminen gibt es für die verschiedenen Abteilungen der Behörde unterschiedliche Voraussetzungen. Im Sachgebiet "Publikums-/Asylangelegenheiten" könnten Online-Termine angeboten werden, sobald die technischen Voraussetzungen mit dem Verfahrensanbieter geschaffen wurden. Im Welcome- und ServiceCenter sollen künftig ebenfalls Online-Termine angeboten werden.
Die Reduzierung der Terminvorlaufzeiten ist ebenfalls ein zentrales Ziel, hierfür wurden mehrere Maßnahmen erarbeitet, insbesondere für das Sachgebiet Einbürgerungen. Hier bestehen aus verschiedenen Gründen sehr viele Rückstände und es wird damit gerechnet, dass die Fallzahlen sehr bald immens ansteigen werden. Hintergrund dafür ist unter anderem, dass die etwa 15.000 syrischen Flüchtlinge aus 2015 nun die zeitlichen Voraussetzungen für eine Einbürgerung erfüllen. Als Maßnahmen werden daher sowohl die Erarbeitung eines Rückstandskonzeptes als auch die Evaluierung der bevorstehenden Fallzahlsteigerungen genannt. Hierfür wären zusätzliche Stellen zu schaffen.
Als eine weitere Maßnahme zur Reduzierung der Terminvorlaufzeiten wurde die Einrichtung von Schnellschaltern vorgestellt. Hier sollen künftig Anliegen bearbeitet werden, die keinen erheblichen Beratungsaufwand erzeugen und innerhalb weniger Minuten bearbeitet werden können (zum Beispiel die Abholung elektronischer Aufenthaltstitel und Passübertragungen). Hierfür müssen erst die räumlichen Voraussetzungen geschaffen werden.
Bei der Neuausrichtung der räumlichen Situation beeinflussen sich die erarbeiteten Maßnahmen ebenfalls. Zentrale Maßnahme dafür ist der Umzug der Kommunalen Ausländerbehörde. Das Dienstgebäude an der Schederhofstraße wird seit 20 Jahren genutzt und entspricht nicht mehr den Anforderungen an eine moderne, kunden- und mitarbeiterfreundliche Verwaltung. Die Warteräume sind begrenzt und sehr beengt. Es gibt keine Besprechungs- oder Sozialräume, da im Laufe der Zeit die Bürokapazitäten ausgebaut werden mussten. Es besteht daher dringender Handlungsbedarf eine neue Immobilie für die Ausländerbehörde zu finden.
Der Umzug des Welcome- und ServiceCenters (WSC) ist als weitere Maßnahme im Handlungskonzept genannt. Voraussichtlich Anfang des Jahres sollen die neuen Räumlichkeiten am Dietrich-Oppenberg-Platz 1 bezogen werden. Die Betreuung der Studierenden wird dort ebenfalls untergebracht, so dass die räumliche Situation in der Schederhofstraße zunächst entzerrt wird. Als weitere Maßnahme sollen zwischenzeitlich die bestehenden Warteräume in der Schederhofstraße verbessert werden, bei dem insbesondere das Mobiliar ausgetauscht wird.
Weiteres Vorgehen
Die finanziellen Auswirkungen der beschriebenen Maßnahmen können zum jetzigen Zeitpunkt nur geschätzt werden. Bei Umsetzung aller Maßnahmen entspräche das im Bereich Personal einem zusätzlichen Budgetbedarf für 18 Vollzeitstellen. Bei vielen der vorgeschlagenen Maßnahmen entstehen Sachkosten, für die bisher keine Finanzmittel eingeplant wurde. Für eine Realisierung der zahlreichen erarbeiteten Maßnahmen aus dem nun vorgelegten Handlungskonzept sind daher weitere Beschlussfassungen durch die zuständigen politischen Gremien notwendig.
Zum Hintergrund
Die Kommunale Ausländerbehörde und das Welcome- und ServiceCenter Essen (WSC) sind Teile des Fachbereichs 38 Zentrale Ausländerbehörde, Staatsangehörigkeits- und Ausländerangelegenheiten. Seit der Flüchtlingskrise in 2015 sind nicht nur die Fallzahlen erheblich angestiegen, sondern auch zahlreiche Gesetzesänderungen im Aufgabenbereich zu berücksichtigen, die die Prozesse und Arbeitsweisen vor Ort ändern. Die Zahl der ausländischen Staatsangehörigen lag zum 31.12.2015 in Essen bei 81.744, inzwischen ist die Zahl um 35 Prozent auf 110.769 Ausländer*innen angewachsen (Stand 30.06.2022). Bereits im Jahr 2018 erfolgte eine Organisationsuntersuchung in der Ausländerbehörde, bei der im Ergebnis 29 Mehrstellen eingerichtet wurden. Allerdings hielt und hält die Belastungssituation weiter an. Die kurze Verweildauer des Personals in einem Aufgabengebiet und damit der einhergehende Wissensverlust erschwert die Situation zusätzlich. Aufgrund der rechtlichen Komplexität der Aufgabenfelder ist von einer Einarbeitungszeit für neue Mitarbeitende von bis zu zwei Jahren auszugehen. Maßnahmen zur Verbesserung der dauerhaften Belastungssituation wurden auch in den letzten Jahren initiiert. Jedoch ist insbesondere die Kommunale Ausländerbehörde maßgeblich durch die Dynamik des Weltgeschehens und damit zusammenhängenden Flüchtlingsbewegungen direkt betroffen.
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