Die Stadt Essen setzt ihren Kurs zur Digitalisierung von Verwaltungsservices fort und führt ihre neue Terminbuchungs-Software auch in anderen Ämtern ein, als nächstes im Einwohneramt. Ab Dienstag, 20. August, gibt es daher bei der Buchung von Terminen bei den Bürgerämtern sowie im Bereich Fahrerlaubnisse Änderungen. Nach der erfolgreichen Einführung der Software beim Amt für Soziales und Wohnen Mitte Juli wird damit der zweite Fachbereich der Verwaltung an die neue Software angeschlossen.
Änderungen bei der Terminbuchung im Bereich Bürgerämter, BürgerServiceStelle, Fahrerlaubnisse und Kfz-Zulassungen
Das Einwohneramt wird die neue Technik insgesamt am 1. Oktober in seinen Abteilungen Bürgerämter, BürgerServiceStelle, Fahrerlaubnisse sowie Kfz-Zulassungen einführen. Ab diesem Zeitpunkt wird vor Ort an den jeweiligen Standorten auch der neue Check-in notwendig, mit dem die Bürger*innen anzeigen, dass sie eingetroffen sind.
Aufgrund unterschiedlicher Vorlaufzeiten für Termine werden in einer Übergangszeit jeweils zwei Links bei der Terminbuchung angeboten:
Ablauf und Check-In mit dem neuen System
Für die Termine ab dem 1. Oktober gilt dann folgender Ablauf: Nach der Terminbuchung online wird eine E-Mail mit der Terminbestätigung übermittelt. Darin werden neben den Grunddaten (Datum, Uhrzeit, Anliegen, Person) auch auf die zum Termin mitzubringenden Unterlagen hingewiesen. Weiterhin ist in der E-Mail erklärt, wie beim Termin der Check-In durchgeführt werden kann – das ist sehr wichtig, denn erst nach dem Check-In wird eine Wartenummer erstellt.
Der Check-In kann am einfachsten direkt per Smartphone mit Klick auf den entsprechenden Link in der Terminbestätigung erfolgen. Die Bürger*innen erhalten ihre Wartenummer dann direkt auf das Handy. Darüber hinaus bestehen die Möglichkeiten, den mit der E-Mail gesendeten QR-Code an den neuen Service-Terminals vor Ort einzuscannen oder per Angabe seines Geburtsdatums am Service-Terminal einzuchecken. In beiden Fällen druckt dann das Service-Terminal die Wartenummer aus. Mit dieser Check-in Funktion werden nur die Personen aufgerufen, die bereits vor Ort sind, was einen zeitnahen Service entsprechend der Bearbeitungslage gewährleisten soll.
Das neue Terminmanagement-System ermöglicht es den Essener*innen nicht nur, Termine online zu buchen, sondern reduziert auch die Anzahl nicht wahrgenommener oder nicht abgesagter Termine durch die innovative „Check-In“-Funktion. Diese Funktion stellt sicher, dass nur diejenigen Personen aufgerufen werden, die tatsächlich vor Ort sind.
Mehr zur neuen Terminbuchungs-Software sowie alle Terminbuchungsangebote der Stadt sind unter www.essen.de/meintermin zu finden.
Zum Hintergrund
Die Stadt Essen hat das Projekt zur Einführung einer neuen Termin-Managementsoftware am 1. August 2023 gestartet. Zunächst wird die neue Lösung in den Fachbereichen mit dem meisten Publikumsverkehr eingeführt: beim Amt für Soziales und Wohnen, beim JobCenter Essen, bei den Bürgerämtern sowie der Fahrerlaubnis- und Zulassungsstelle, beim Fachbereich Zentrale Ausländerbehörde, Staatsangehörigkeits- und Ausländerangelegenheiten sowie beim Jugendamt. Perspektivisch soll sie flächendeckend zum Einsatz kommen und so die bislang unterschiedliche und mitunter auch analoge Terminvergabe auf eine einheitliche digitale Form umstellen. Das neue Termin-Managementsystem ist Teil der Anfang 2023 veröffentlichten Digitalstrategie der Stadt Essen und ein zentrales Projekt, um die Essener Verwaltungsservices sowohl für die Bürger*innen als auch für die Mitarbeitenden nutzungsfreundlicher und digitaler zu gestalten.
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