Datenschutzinformation aufgrund der Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Rahmen des Forderungsmanagements durch die Finanzbuchhaltung der Stadt Essen

Im Rahmen der Bearbeitung von Forderungen werden Ihre personenbezogenen Daten in dem hierfür erforderlichen Umfang verarbeitet. Bitte beachten Sie hierzu die nachstehenden Datenschutzhinweise, mit denen die Stadt Essen für die genannte Verarbeitung ihrer Informations¬pflicht gemäß Art. 13 und 14 DS-GVO nachkommt. Ergänzende Informationen erhalten Sie über die Datenschutzerklärung der Stadt Essen: https://www.essen.de/datenschutz.de.html .

a) Zweck der Verarbeitung

Ihre personenbezogenen Daten werden verarbeitet, um die Einziehung, Erstattung und Vollstreckung fälliger öffentlich-rechtlicher und privatrechtlicher Forderungen der Stadt Essen sowie Dritter durchführen zu können.

b) Art der verarbeiteten Daten

Folgende Daten werden von Ihnen verarbeitet:

Name, Vorname, Straße und Hausnummer, Postleitzahl und Ort, ggf. E-Mail-Adresse/Telefonnummer und Dokumenten-Uploads. Bevollmächtigte. Zahlungsverkehrsdaten (Kontoverbindungen), geleistete und erstatte Beträge, ggf. im Vollstreckungsverfahren zusätzliche Daten bei Drittschuldnern (Kreditinstituten, Arbeitgebern).

c) Rechtsgrundlage für die Verarbeitung

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DS-GVO (ggf. Art. 9 Abs. 2 lit. a DS-GVO).

Ihre personenbezogenen Daten, die wir für die unter Ziffer 3 a) aufgeführten Zwecke verarbeiten, wer¬den nur weitergeleitet, wenn der Zweck die Übermittlung rechtfertigt und eine Rechtsgrundlage für die Übermittlung vorliegt.

Zur Abwicklung von Zahlungen erhält die Finanzbuchhaltung der Stadt Essen Ihre Daten. Die ggfls. erforderliche Weitergabe Ihrer Daten an zentrale Fachbereiche der Stadt Essen (z. B. Rechtsamt oder Rechnungsprüfungsamt) erfolgt ausschließlich im Rahmen der datenschutzrechtlichen Zulässigkeit.

Alle personenbezogenen Daten, die dem Forderungsmanagement der Finanzbuchhaltung im Rahmen ihrer Aufgabenerfüllung in ihren Finanzbuchhaltungsverfahren und Vollstreckungsverfahren bekannt geworden sind, dürfen nur dann an andere Personen oder Stellen weitergegeben werden, wenn Sie dem zugestimmt haben oder die Übermittlung gesetzlich zugelassen ist.

Eine Übermittlung personenbezogener Daten an ein Drittland oder eine internationale Organisation erfolgt nur dann, wenn dies gesetzlich zugelassen ist (z. B. Amtshilfeersuchen).

Die Fachanwendung/Website wird beim ESH - Essener Systemhaus der Stadt Essen gehostet.

Stadt Essen - Essener Systemhaus, Kruppstr. 82 – 100, 45145 Essen, E-Mailadresse: info@esh.essen.de

Im Rahmen der Auftragsverarbeitung erhalten die Hersteller der zuvor genannten Softwareprodukte ggf. Zugriff auf die personenbezogenen Daten. Diese werden nur nach unserer Weisung tätig und wurden i. S. v. Art. 28 DS-GVO vertraglich dazu verpflichtet, die datenschutzrechtlichen Bestimmungen einzuhalten.

Die Fachabteilung Finanzbuchhaltung speichert die Daten entsprechend der gesetzlichen Vorgaben. Ihre persönlichen Daten werden nur solange verarbeitet und gespeichert wie es für die Erfüllung der entsprechenden Aufgabe erforderlich ist. Die konkrete Speicherdauer ist abhängig von dem Zweck der Datenverarbeitung sowie von verschiedenen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten und den gesetzlichen Verjährungsfristen.

So sieht § 147 AO für die Aufbewahrung von Unterlagen grundsätzlich einen Zeitraum von 10 Jahren vor.

Im Rahmen der Datenverarbeitung werden technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen eingesetzt, um Ihre personenbezogenen Daten gegen unbeabsichtigte oder unrechtmäßige Vernichtung oder Veränderung sowie gegen unbefugte Offenlegung oder unbefugten Zugang zu schützen.

Eine automatisierte Entscheidungsfindung auf Grundlage der verarbeiteten personenbezogenen Daten d. h. eine Entscheidungsfindung ohne jegliches menschliche Eingreifen, findet nicht statt.

Für die Stadt Essen besteht nach § 4 Abs. 2 i. V. m. § 10 Abs. 5 ArchivG NRW die Verpflichtung, Unter¬lagen nach Ablauf der Verwahrungs- bzw. Aufbewahrungsfristen dem zuständigen Archiv (hier: Haus der Essener Geschichte) anzubieten. Ausgenommen sind die Daten, die einem Berufs- oder besonderen Amtsgeheimnis oder sonstigen Rechtsvorschriften über die Geheimhaltung unterliegen.

Nach der Datenschutz-Grundverordnung stehen Ihnen folgende Rechte zu:

• Sie haben das Recht Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten zu erhalten (Art. 15 DS-GVO).
• Sie haben das Recht unverzüglich die Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen (Art. 16 DS-GVO).
• Sie haben das Recht Löschung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu ver¬langen (Art. 17 DS-GVO.
• Sie haben das Recht die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen (Art. 18 DS-GVO).
• Sie haben das Recht, Ihre personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten oder die Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen zu verlangen (Art. 20 DS-GVO)
• Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1. S. 1 lit. e oder f DS-GVO erfolgt, Widerspruch einzulegen (Art. 21 DS-GVO).

Sollten Sie von Ihren oben genannten Rechten Gebrauch machen, prüft die öffentliche Stelle, ob die gesetzlichen Voraussetzungen nach den Art. 15 bis 21 DS-GVO sowie den §§ 12 bis 14 des Daten¬schutz¬gesetzes Nordrhein-Westfalen im Einzelfall erfüllt sind.

Sie sind zur Bereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten verpflichtet. Die Pflicht ergibt sich aus verschiedenen Rechtsgrundlagen, darunter das Verwaltungsvollstreckungsgesetz NRW, die Verordnung zur Ausführung des Verwaltungsvollstreckungsgesetzes, die Zivilprozessordnung, das Zwangsversteigerungsgesetz, die Insolvenzordnung, die Abgabenordnung und das Kommunalabgabengesetz NRW.

Gemäß Art. 77 DS-GVO haben Sie unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder ge¬richtlichen Rechtsbehelfs das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres gewöhnlichen Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die Datenschutzgrundverordnung (DS-GVO) verstößt.

Die Kontaktdaten der für die Stadt Essen zuständigen Aufsichtsbehörde lauten:

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen
Kavalleriestr. 2-4, 40213 Düsseldorf, Tel.: +49 211 38424-0

E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de, Internet: www.ldi.nrw.de

Bei Fragen zum Datenschutz oder Beschwerden wenden Sie sich bitte zunächst an den Fachbereich oder an die behördlichen Datenschutzbeauftragten der Stadt Essen. Die Kontaktdaten ergeben sich aus den Ziffern 1 und 2 dieser Datenschutzinformation.

Wir behalten uns das Recht vor, diese Datenschutzhinweise insgesamt oder teilweise zu ändern, um sie ggf. an Änderungen relevanter Gesetze bzw. Vorschriften anzupassen oder Ihren Bedürfnissen besser gerecht zu werden. Diese Datenschutzhinweise gelten in der letzten durch die Stadt Essen veröffentlichten Fassung.

(Stand: Mai 2025)