Im Zusammenhang mit der Verwendung der Webanwendung ACTApro Benutzung werden bei Ihnen personenbezogene Daten im erforderlichen Umfang erhoben und verarbeitet. Bitte beachten Sie hierzu die nachstehenden Datenschutzhinweise:
1. Angaben zum Verantwortlichen:
Stadt Essen, Dr. Claudia Kauertz
Ernst-Schmidt-Platz 1, 45128 Essen
hdeg@essen.de
Verantwortliche Organisationseinheit 41-3
Ernst-Schmidt-Platz 1, 45128 Essen
+49 201 88-41300
hdeg@essen.de
2. Angaben zu den behördlichen Datenschutzbeauftragten der Stadt Essen
Stadt Essen - Stabsstelle Datenschutz
Rathaus, Porscheplatz, 45121 Essen
+49 201 88-11005 / -11006
datenschutz@essen.de
www.essen.de/datenschutzbeauftragte
3. Zweck und Rechtsgrundlage für die Verarbeitung
a) Ihre personenbezogenen Daten werden erhoben, um die Dienstleistung des Bestellens und Vorlage von Archivalien im Haus der Essener Geschichte/Stadtarchiv gewährleisten zu können.
Pflichtangaben: Anrede, Name, Vorname, Straße und Hausnummer, Postleitzahl und Ort, E-Mail
Die Pflichtangaben sind für eine ordnungsgemäße Bearbeitung Ihrer Anfrage erforderlich.
Freiwillige Angaben: Titel, Organisation, Telefon
Die freiwillige Angabe erleichtert mögliche Nachfragen zu Ihrem Antrag.
b) Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer Daten ist Art. 6 Abs.1 lit. a, bzw. lit. e, Abs. 3 DSGVO in Verbindung mit § 4 Benutzungsordnung Haus der Essener/Stadtarchiv.
4. Empfänger oder Kategorien von Empfängern von personenbezogenen Daten
Ihre in diesem Zusammenhang zu verarbeitenden personenbezogenen Daten sind zweckgebunden, das heißt, sie werden nur für den Zweck verwendet, für den sie erhoben worden sind. Zur Abwicklung von Zahlungen erhält die Finanzbuchhaltung der Stadt Essen Ihre Daten. Die ggfls. erforderliche Weitergabe Ihrer Daten an zentrale Fachbereiche der Stadt Essen (z.B. Rechtsamt) erfolgt ausschließlich im Rahmen der datenschutzrechtlichen Zulässigkeit.
Die Webanwendung ACTApro Benutzung wird beim ESH - Essener Systemhaus der Stadt Essen gehostet.
Stadt Essen - Essener Systemhaus, Kruppstr. 82 – 100, 45145 Essen, E-Mailadresse: info@esh.essen.de
Das Essener Systemhaus empfängt zu diesem Zweck die oben genannten Daten als Auftragsverarbeiter.
Eine Übermittlung der personenbezogenen Daten an andere als oben genannte Fachbereiche, Behörden, Institutionen und Unternehmen erfolgt nur mit Ihrer Genehmigung. Eine Übermittlung personenbezogener Daten an ein Drittland oder eine internationale Organisation erfolgt nicht.
5. Dauer der Speicherung bzw. Kategorien für die Festlegung dieser Dauer
Ihre personenbezogenen Daten werden nach der Erhebung fünf Jahre gespeichert. Im Falle einer weiteren Inanspruchnahme der oben genannten Dienstleistung werden die Daten, wie es für die Erfüllung der entsprechenden Aufgabe erforderlich ist, nicht gelöscht, sondern weiterverwendet.
Für die Stadt Essen besteht nach § 4 Abs. 2 i. V. m. § 10 Abs. 5 ArchivG NRW die Verpflichtung, Unterlagen nach Ablauf der Verwahrungs- bzw. Aufbewahrungsfristen dem zuständigen Archiv (hier: Haus der Essener Geschichte/Stadtarchiv) anzubieten. Ausgenommen sind die Daten, die einem Berufs- oder besonderen Amtsgeheimnis oder sonstigen Rechtsvorschriften über die Geheimhaltung unterliegen.
6. Betroffenenrechte
Nach der Datenschutz-Grundverordnung stehen Ihnen folgende Rechte zu:
• Werden Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet, so haben Sie das Recht, Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten zu erhalten (Art. 15 DS-GVO).
• Sollten unrichtige personenbezogenen Daten verarbeitet werden, steht Ihnen das Recht auf Berichtigung zu (Art. 16 DS-GVO).
• Liegen die gesetzlichen Voraussetzungen vor, so können Sie die Löschung oder Übertragung Ihrer Daten sowie die Einschränkung der Verarbeitung verlangen sowie Widerspruch gegen die Verarbeitung einlegen (Art. 17, 18, 20 und 21 DS-GVO).
Sollten Sie von Ihren oben genannten Rechten Gebrauch machen, prüft die öffentliche Stelle, ob die gesetzlichen Voraussetzungen nach den Art. 15 bis 21 DS-GVO sowie den §§ 12 bis14 des Datenschutzgesetzes Nordrhein-Westfalen im Einzelfall erfüllt sind.
7. Widerrufsrecht bei Einwilligung
Sie haben in die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch das Haus der Essener Geschichte/Stadtarchiv eingewilligt. Sie können Ihre Einwilligung nach Art. 7 Abs. 3 DS-GVO jederzeit ohne Angabe eines Grundes mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung wird dadurch nicht berührt.
8. Erforderlichkeit oder Verpflichtung, personenbezogene Daten bereitzustellen und mögliche Folgen einer Nichtbereitstellung
Die Bereitstellung der personenbezogenen Daten ist für die Inanspruchnahme der oben genannten Dienstleistung erforderlich.
9. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde
Sie haben das Recht, bei der Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen Beschwerde einzulegen. Die Kontaktdaten der zuständigen Aufsichtsbehörde lauten:
Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen
Kavalleriestr. 2-4, 40213 Düsseldorf, Tel.: +49 211 38424-0
E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de, Internet: www.ldi.nrw.de
Bei Fragen zum Datenschutz wenden Sie sich bitte zunächst an das Haus der Essener Geschichte/Stadtarchiv oder an die behördlichen Datenschutzbeauftragten der Stadt Essen.
